In einem Schreiben vom 26.02.2021 ermöglicht das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ab 2021 die Sofortabschreibung von Computerhardware und Software. Bisher galt für Hardware eine dreijährige Abschreibungsfrist. Was bedeutet das in der Praxis?
Bisherige Regelung für die Abschreibung
Hardware wie zum Beispiel Desktop-Computer, Notebooks, Smartphones, Drucker und andere Peripherie-Geräte können bereits seit 2018 sofort im Jahr der Anschaffung als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) abgeschrieben werden, wenn der Kaufpreis maximal 800 Euro beträgt. Geräte über 250 Euro müssen in ein besonderes Verzeichnis (GWG-Verzeichnis) aufgenommen werden.
Computer-Hardware, die mehr als 800 Euro kostet, musste bisher über einen Zeitraum von 3 Jahren abgeschrieben werden. Das Wirtschaftsgut muss im Anlagenverzeichnis geführt werden, in dem Kaufdatum, Anschaffungskosten, Abschreibung und Restwert notiert werden.
Bei Computersoftware, die (inkl. Installation) mehr als 800 Euro kostet, wurde bisher zwischen Standardanwendungen, zum Beispiel Betriebssystem, Textverarbeitungsprogramm) und Warenwirtschaftssystemen (Buchhaltungssoftware, Lagerverwaltung etc.) unterschieden. Standardanwendungen mussten zeitanteilig über drei Jahre abgeschrieben werden, bei Warenwirtschaftssystemen waren es sogar fünf Jahre.
Neuregelung für die Sofortabschreibung
Auch Computer Hardware und Software die mehr als 800 Euro kostet, kann “für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2021 enden” (RZ 6) sofort im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden. Als Computerhardware betrachtet das BMF “Computer, Desk-Top-Computer, Notebook-Computer, Desktop-Thin-Clients, Workstatios, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte, externe Netzteile sowie Peripheriegeräte.” (RZ 2-3). Die Sofortabschreibung für Software ist nicht nur für Standardanwendungen, sondern auch für Warenwirtschaftssysteme oder ERP-Software möglich.
Praxisbeispiel für die neue Sofortabschreibung
Herr Meier ist eingetragener Kaufmann und betreibt ein Einzelhandelsgeschäft. Er möchte den Lockdown auch dazu nutzen, seine in die Jahre gekommene IT zu modernisieren und schafft im Januar 2021 folgende Geräte an: eine neues Warenwirtschaftssystem, das inkl. Installation 6.000 Euro kostet, ein Notebook für 1.800 Euro und einen neuen PC für 1.200 Euro.
- Das Warenwirtschaftssystem musste bisher über 5 Jahre abgeschrieben werden. Nach der Altregelung wäre die Abschreibung jeweils 1/5, also 1.200 Euro für die Jahre 2021 bis 2025. Nach der Neureglung kann Herr Meier das Warenwirtschaftssystem sofort im Jahr 2021 abschreiben.
- Die Anschaffungskosten für den PC und das Notebook mussten bisher über 3 Jahre abgeschrieben werden. Jetzt kann Herr Meier beide Geräte sofort abschreiben.
| Wirtschaftsgut | Altregelung 2021 | Altregelung Folgejahre | Neuregelung 2021 |
|---|---|---|---|
| Warenwirtschaftssystem | 1.200,- | 1.200,- (2022/25) | 6.000,- |
| Notebook | 600,- | 600,- (2022/23) | 1.800,- |
| PC | 400,- | 400 (2022/23) | 1.200,- |
| Abschreibung gesamt | 2.200,- | 2.200,- | 9.000,- |
Welche Gewinnauswirkungen hat die Neuregelung auf Herrn Meier? Mit der bisherigen Regelung kann Herr Meier in den Jahren 2021 bis 2023 jeweils 2.200 Euro gewinnmindernd abschreiben und für die Jahre 2024 und 2025 noch 1.200 Euro. Mit der Neureglung zieht Herr Meier die Abschreibungen vor und kann bereits 2021 die vollen 9.000 Euro abschreiben und seinen Gewinn um 9.000 Euro senken.
Abschreibung auch auf den Restwert
Laut RZ 6 des Ministeriums kann die einjährige Abschreibung “auch auf entsprechende Wirtschaftsgüter angewandt werden, die in früheren Wirtschaftsjahren angeschafft oder hergestellt wurden und bei denen eine andere als die einjährige Nutzungsdauer zugrunde gelegt wurde.” Im Klartext: Wenn in Ihrem Anlagenverzeichnis noch Computerhardware oder Software gelistet ist, können Sie auch diese Wirtschaftsgüter im Jahr 2021 oder später komplett abschreiben.
Sofortabschreibung für Hard- und Software ist ein Wahlrecht
Grundsätzlich bietet die Sofortabschreibung für Hard- und Software Vorteile. Denn dadurch können Ausgaben für die Digitalisierung des Unternehmens meist komplett im Jahr der Anschaffung sofort gewinnmindernd und dadurch steuersparend geltend gemacht werden.
Anwendung der Sofortabschreibung nicht immer sinnvoll
Durch die Anwendung der Sofortabschreibung werden Abschreibungen nur zeitlich vorgezogen. Die im Jahr 2021 deutlich erhöhte Abschreibung fehlt dann in den Folgejahren. Das kann in einigen Fällen auch weniger sinnvoll sein, insbesondere dann, wenn 2021 der Gewinn im Vergleich zu den Vorjahren und den Folgejahren deutlich eingebrochen ist.
- Wenn Sie einen neuen Kredit brauchen und den ohnehin schon niedrigen Gewinn (oder Verlust) durch umfangreiche Abschreibungen auf Hard- und Software noch weiter verschlechtern, kann die Bank den Daumen senken und den Kreditantrag ablehnen.
- Besonders bei Einzelunternehmen, die den Gewinn mit dem persönlichen Steuersatz versteuern, ist eine vorgezogene Abschreibung auch steuerlich nicht immer die erste Wahl. Das gilt dann, wenn der Gewinn knapp über dem persönlichen Freibetrag liegt oder wenn die zukünftigen Gewinne wahrscheinlich deutlich höher ausfallen.
- Lassen Sie sich nicht dazu verleiten durch die großzügigen neuen Abschreibungsregelungen Computerhardware und Software anzuschaffen, die Sie nicht benötigen. Falls Sie die Regelungen nutzen wollen, um in Hard- und Software zu investieren, prüfen Sie, ob eine Förderung durch den Digitalbonus Bayern für Sie in Frage kommt.
