E-Rechnung – Handlungsempfehlungen für kleine Unternehmen

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird ab dem 1. Januar 2025 schrittweise eingeführt. Dieser Artikel beschäftigt sich mit den konkreten Auswirkungen der E-Rechnung auf kleine Unternehmen und gibt Handlungsempfehlungen.

Einen Überblick über den aktuellen Stand der Gesetzeslage zur Einführung der E-Rechnung finden Sie in diesem Beitrag.

Erstellt mit DALL-E

Zulässige Formate einer E-Rechnung

Eine herkömmliche PDF-Datei zählt nicht als E-Rechnung, da die darin enthaltenen Angaben nicht strukturiert und maschinenlesbar sind. Derzeit sind für E-Rechnungen folgende Formate zulässig:

Der Standard XRechnung repräsentiert die nationale Ausgestaltung der europäischen Norm EN-16931 in Deutschland. XRechnung ist eine rein maschinenlesbare Datei. Wenn eine XRechnung in einem Texteditor geöffnet wird, können Menschen allenfalls einzelne Textfragmente erkennen. Die XRechnung wurde bereits seit 2018 schrittweise in den Bundesbehörden und später teilweise auch bei Bundesländern und Kommunen eingeführt.

Für den Menschen einfacher zu handhaben sind E-Rechnungen im Format ZUGFeRD (nein, ich habe kein „P“ vergessen). Die Abkürzung ZUGFeRD bedeutet „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands“). Dabei handelt es sich um ein hybrides Format, das aus einem menschenlesbaren PDF und einer maschinenlesbaren XML-Struktur besteht.

Ausstellung von E-Rechnungen (Rechnungsausgang)

Fristen und Übergangsregelungen

E-Rechnungen müssen nur an Geschäftskunden gestellt werden. Für Kleinstbetragsrechnungen bis zu 250 Euro müssen keine E-Rechnungen gestellt werden.

Falls Ihr Umsatz unter 800.000 Euro liegt, können Sie bis zum 31.12.2027 weiterhin Papierrechnungen verschicken. Alternativ können Sie auch PDF-Rechnungen senden, sofern der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist. Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 Euro dürfen nur noch bis zum 31.12.2026 Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden.

Wie erstellen Sie eine E-Rechnung?

Wenn Sie zu den Unternehmern gehören, die nicht sofort freiwillig auf E-Rechnung umsteigen wollen, sollten Sie zunächst prüfen, ob Ihre Geschäftskunden überhaupt eine E-Rechnung wollen und welches Format sie bevorzugen. Falls Ihre Kunden keine E-Rechnung wollen oder Sie nur Privatkunden bedienen, ist das Thema momentan nicht dringend für Sie.

Sie haben bereits ein Warenwirtschaftssystem oder zumindest ein Rechnungs-Programm im Einsatz? Dann können Sie sofort testen, ob das Programm bereits E-Rechnungen erstellen kann. Falls dies nicht der Fall ist, fragen Sie beim Hersteller nach, ob und wann eine entsprechende Lösung geplant ist. Wenn Ihr Softwarehersteller keine Lösung anbietet, sollten Sie über einen Systemwechsel nachdenken oder die Rechnungen von einem externen Dienstleister erstellen lassen.

Problematisch wird es, wenn Sie Rechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation erstellen. Langfristig gibt es hier nur zwei Möglichkeiten:

  1. Sie schaffen sich ein modernes, kleines Warenwirtschaftssystem an. Einfache Programme sind bereits ab ca. 10 bis 20 Euro pro Monat erhältlich.
  2. Sie exportieren PDF-Dateien und konvertieren diese mithilfe eines Dienstleisters in E-Rechnungen.

Empfang von E-Rechnungen

Nach aktueller Rechtslage müssen Sie damit rechnen, dass Ihnen große Unternehmen (z. B. Ihr Telekommunikationsanbieter) ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen zusenden. Dagegen können Sie sich nicht wehren. Bestenfalls können Sie noch Einfluss darauf nehmen, auf welchem Weg und in welchem Format die E-Rechnungen ankommen.

  1. Lassen Sie sich, wenn möglich, die E-Rechnungen an ein E-Mail-Postfach senden. Ansonsten haben Sie den Aufwand, die Rechnungen selbst Monat für Monat aus einem „Service“-Portal herunterzuladen.
  2. Wenn Sie wollen, dass Ihre Eingangsrechnungen auch ohne Buchhaltungssoftware lesbar sind, bestehen Sie auf dem ZUGFeRD-Format. Dieses können Sie ohne Buchhaltungssoftware öffnen und notfalls auch eine (steuerlich nicht gültige) Arbeitskopie ausdrucken oder ablegen, z B. für eine andere Abteilung, die die Bestellung ausgelöst hat, aber keinen Zugang zum Buchhaltungsprogramm hat.

Konvertierung von PDF-Dateien in E-Rechnungen und umgekehrt

Ursprünglich war geplant, dass die Bundesregierung bis Ende 2024 ein kostenloses Portal zur Konvertierung bereitstellt. In einer Antwort auf eine Anfrage der CDU/CSU-Fraktion teilte die Bundesregierung am 29.08.2024 mit, dass ein solches Tool nicht realisiert wird und verwies auf „am Markt vorhandene Lösungen“ – vier Monate vor der Einführung lässt die Bundesregierung die Unternehmen, die auf die Einführung eines staatlichen Konvertierungstools gehofft haben, im Stich.

Tatsächlich gibt es viele Anbieter, die Konvertierungen teilweise kostenlos anbieten. Beachten Sie jedoch, dass bei der Konvertierung persönliche Daten Ihrer Kunden und Ihre eigenen Daten (wie Adresse, bezogene Waren und Leistungen) und betriebswirtschaftliche Informationen (Stückpreise, Rabatte etc.) übermittelt werden. Falls Sie dennoch ein solches Angebot nutzen möchten, sollten Sie zumindest einen Anbieter mit Sitz in Deutschland wählen und einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen. Dennoch bleibt ein Risiko – viele Anbieter sind kleinere startup-Unternehmen. Sie müssen dann darauf vertrauen, dass diese Unternehmen ausreichend gegen Angriffe geschützt sind und Ihre Daten nicht entwendet werden.

Weiterverarbeitung von E-Rechnungen

Traditioneller Rechnungseingangsprozess

Der traditionelle Rechnungseingangsprozess beginnt nach dem Empfang der Rechnung (und ggf. der Digitalisierung von Papierrechnungen) mit der Prüfung der Rechnung. Danach wird sie verbucht, zur Zahlung freigegeben und überwiesen. Bei Kleinstunternehmen, die die Buchhaltung über den Steuerberater erledigen und keine offenen Posten erfassen, kann die Buchung auch erst mit der Zahlung erfolgen.

E-Rechnungen in kleinen Unternehmen mit eigener Buchhaltung

Wenn Sie selbst die laufenden Vorgänge buchen und eine Buchungssoftware nutzen, sollte Ihnen die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen keine Probleme bereiten. Viele gängigen Programme, wie z. B. Lexware, Lexoffice, Sage oder Fastbill, können E-Rechnungen verarbeiten. Das gilt erst recht für Platzhirsche wie Datev, Agenda oder Stotax, die im Unternehmen oft über einen Zugang mit dem Steuerberater verbunden sind. Durch die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen entfällt die Digitalisierung, und wenn eine Buchhaltungssoftware vorhanden ist, auch die manuelle Erfassung im Programm. Trotzdem müssen Sie einige Aspekte beachten:

  1. Es kann zu Problemen kommen, wenn Mitarbeitende, die die Rechnungsprüfung vornehmen, keinen Zugang zur Buchhaltungssoftware haben. Eventuell fallen zusätzliche Lizenzkosten an. Alternativ können Sie für die Rechnungsprüfung interne Arbeitskopien erstellen.
  2. Mit der Verbuchung der E-Rechnungen erzeugen Sie offene Posten, die durch Zahlungseingänge und -ausgänge ausgeglichen werden. Falls Sie bisher nur die Zahlungen erfasst haben, führt die E-Rechnung zur Einführung einer offenen-Posten-Buchhaltung, auch wenn Sie dazu eventuell nicht verpflichtet sind.

E-Rechnungen in kleinen Unternehmen ohne eigene Buchhaltung

Viele kleine Unternehmen arbeiten noch nach dem „Pendelordner“-Prinzip. Der monatliche oder vierteljährliche Kontoauszug wandert mit den dazugehörigen Eingangs- und Ausgangsrechnungen zum Buchführungsbüro oder Steuerberater und kommt dann nach der Verbuchung mit der laufenden betriebswirtschaftlichen Auswertung wieder zurück ins Unternehmen. Das muss nicht immer in Papierform erfolgen, gängig ist auch die Ablage von PDFs in einem Cloudsystem. Grundsätzlich kann dieses Vorgehen beibehalten werden, es sollte aber bedacht werden:

  1. XRechnungen können nicht ausgedruckt werden, daher muss auf eine elektronische Übermittlung umgestellt werden.
  2. Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, wie die Daten übermittelt werden sollen und ob eine Umstellung auf die offene-Posten-Buchhaltung sinnvoll ist.

Zusammenfassende Handlungsempfehlungen

Die Umstellung auf die E-Rechnung verursacht zunächst Kosten. Neben einmaligen Umstellungskosten fallen eventuell auch zusätzliche Lizenzkosten für Software an. Die digitale Verarbeitung von E-Rechnungen bringt aber auch Vorteile und ist mittelfristig auch für die meisten kleinen Unternehmen sinnvoll, besonders wenn bereits eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware im Einsatz ist. Die zu überdenkende Aspekte sind überschaubar und im Rahmen der Übergangsfristen lösbar. Wer von den Vorteilen profitieren möchte und noch keine Software im Einsatz hat, sollte zumindest innerhalb der nächsten Monate bzw. spätestens nach Ablauf der Übergangsfristen bis Ende 2027 eine Softwarelösung einführen, das kann eine Arbeitsplatzlösung oder eine Cloudlösung oder eine Anbindung an den Steuerberater oder ihr Buchführungsbüro sein.

erstellt am 30. Juli 2024, zuletzt aktualisiert am 4. September 2024

Speichere in deinen Favoriten diesen permalink.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert