Ab dem 1. Januar 2025 soll die elektronische Rechnung (E-Rechnung) nach aktuellem Stand in Deutschland verpflichtend eingeführt werden. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die aktuelle gesetzliche Lage, die wichtigsten Fundstellen zu Gesetzen und Drucksachen sind verlinkt.
Einen Beitrag mit Handlungsempfehlungen für kleine Unternehmern finden Sie hier.
Hintergrund: Warum wird die E-Rechnung eingeführt?
Die Einführung der E-Rechnung steht im Kontext der zunehmenden Digitalisierung und dem Ziel, den Umsatzsteuerbetrug innerhalb der EU einzudämmen. Schätzungen zufolge gehen durch betrügerische Aktivitäten in der EU jährlich Milliardenbeträge an Mehrwertsteuereinnahmen verloren. Mit der Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungen wird die Nachverfolgbarkeit von Finanzströmen verbessert. Langfristig soll dies durch ein zentralisiertes Meldesystem der EU unter dem Namen ViDA (Vat in the digital age) gestärkt werden, welches ab 2028 in Kraft treten soll.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine PDF-Datei. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass sie automatisch verarbeitet werden kann. Zu den gängigen Formaten zählen die XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format. Letzteres kombiniert ein PDF mit einem strukturierten XML-Datensatz. Diese Formate erfüllen die Anforderungen der CEN-Norm EN 16931, die sicherstellt, dass Rechnungen europaweit einheitlich verarbeitet werden können.
Eine gesetzliche Vorschrift zur Übermittlung der E-Rechnung gibt es nicht. Die E-Rechnung kann also
- als E-Mail-Anhang gesendet werden.
- als Download über ein Kundenportal erfolgen.
- als direkte Schnittstellen zwischen Buchhaltungssystemen
- über die Plattform eines externen Anbieters
übermittelt werden. Notwendig ist nur, dass die E-Rechnung elektronisch übermittelt wird. Die Speicherung der E-Rechnung auf einem USB-Stick und die Übersendung des USB-Sticks gilt ausdrücklich nicht als elektronische Übermittlung.
Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Prinzip Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen.
- Übergangsfristen ermöglichen es, bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Dokumente zu verwenden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
- Für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro gilt diese Übergangsfrist sogar bis Ende 2027.
- Ab 2028 müssen alle Unternehmen die neuen Anforderungen vollständig umsetzen.
Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen
Alle Unternehmen müssen ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Betroffen sind auch Kleinunternehmer lt. § 19 UstG und Unternehmen, die nur umsatzsteuerbefreite Umsätze ausführen (z. B. Unternehmen im Gesundheits- und Bildungswesen). Dies bedeutet, dass sie ein System benötigen, das E-Rechnungen zumindest lesen und manuell verarbeiten kann. Eine Verpflichtung zur automatisierten Buchung der Rechnungen besteht jedoch zunächst nicht.
Ausnahmen für bestimmte Belege
Ausnahmen gibt es für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise, die weiterhin in Papierform oder als PDF ausgestellt werden können. Für Rechnungen an Privatpersonen müssen grundsätzlich keine E-Rechnungen ausgestellt werden.
Vorbereitung auf die E-Rechnung
Unternehmen sollten bereits jetzt damit beginnen, sich auf die neue Verpflichtung vorzubereiten. Dazu gehört die Überprüfung der internen Systeme, um sicherzustellen, dass sie für den Empfang und die Bearbeitung von E-Rechnungen geeignet sind. Dies betrifft sowohl die technische Infrastruktur als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie die ordnungsgemäße Archivierung elektronischer Rechnungen.
Jedoch sind noch nicht alle Fragen rund um die Einführung der E-Rechnung abschließend geklärt. Es gibt weiterhin Diskussionen auf nationaler und europäischer Ebene, insbesondere zu den genauen technischen Anforderungen und den möglichen Schnittstellen für den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch. Auch die Umsetzung des zentralen EU-Meldesystems, das ab 2028 in Betrieb gehen sollte, wirft noch Fragen zur technischen Integration auf. Derzeit wird über eine Verschiebung von ViDA auf den 1. Juli 2030 diskutiert. Auch der deutsche Bundesrat hat vorgeschlagen, die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen um zwei Jahre zu verschieben, letztendlich aber dem Wachstumschancengesetz zugestimmt. Hinzu kommt, dass das BMF-Schreiben zur Neufassung des § 14 UStG, dass die Erstellung von Rechnungen regelt, momentan nur in einer Entwurfsfassung vorliegt. Eine finale Fassung soll erst im IV. Quartal 2024 kommen, also nur wenige Wochen vor der geplanten Einführung.
veröffentlicht am 3. April 2024, zuletzt aktualisiert am 30. Juli 2024.
